Notificaciones electrónicas a partir del 01/09/2026
La Orden ISM/541/2026, de 27 de mayo, publicada en el BOE el pasado 01 de junio, amplía el colectivo de personas físicas obligadas a recibir electrónicamente determinadas notificaciones de la Seguridad Social. Así, a partir del 01 de septiembre de 2026 entra en vigor una importante modificación en la forma en que la Seguridad Social practica sus notificaciones y comunicaciones a las personas trabajadoras que se encuentran en situación de incapacidad temporal o que tramitan una incapacidad permanente.
La mentada Orden ISM/541/2026, que modifica la Orden ISM/903/2020, de 24 de septiembre, resulta especialmente relevante por cuanto afecta en materia de bajas médicas e incapacidades, ya que desde el 1 de septiembre de 2026 quedan expresamente incluidas entre las personas obligadas a recibir notificaciones y comunicaciones electrónicas:
- Las personas solicitantes o perceptoras de prestaciones de incapacidad temporal.
- Las personas a las que la notificación o comunicación se refiera a prestaciones de incapacidad permanente.
- Las personas afectadas por procedimientos relativos a lesiones permanentes no incapacitantes.
Hasta ahora, esta obligación ya alcanzaba, entre otros supuestos, a las personas solicitantes o perceptoras de prestaciones por nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural.
¿Qué supone este cambio para las personas que están de baja?
La consecuencia práctica es especialmente importante.
Una persona que se encuentre en situación de incapacidad temporal deberá prestar atención a las notificaciones electrónicas de la Seguridad Social, puesto que decisiones administrativas de especial trascendencia podrán ser comunicadas por esta vía.
Esto puede afectar a procedimientos relacionados con la propia prestación de incapacidad temporal y, posteriormente, con una eventual incapacidad permanente.
Por ello, cobra todavía mayor importancia revisar periódicamente la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS) y disponer de un sistema de identificación electrónica que permita acceder a las comunicaciones.
La propia Seguridad Social informa de que, desde el 1 de septiembre de 2026, las comunicaciones relativas a las prestaciones de incapacidad temporal e incapacidad permanente se enviarán por medios electrónicos.
El SMS o correo electrónico no es la notificación
Uno de los aspectos que puede generar mayor confusión es la diferencia entre el aviso y la notificación administrativa propiamente dicha.
La Administración enviará un aviso al dispositivo electrónico que la persona interesada haya facilitado previamente, comunicándole que tiene a su disposición una notificación o comunicación electrónica y proporcionando un enlace para acceder a ella.
Sin embargo, el aviso recibido por SMS o correo electrónico no debe confundirse con la propia notificación.
En consecuencia, resulta aconsejable mantener actualizados los datos de contacto y, sobre todo, comprobar las notificaciones electrónicas cuando se esté tramitando una prestación o exista un procedimiento abierto con el INSS.
Especial precaución con los plazos
La reforma tiene una enorme importancia desde el punto de vista jurídico porque muchas resoluciones de la Seguridad Social están sometidas a plazos muy breves de impugnación.
Una resolución administrativa puede determinar, entre otras cuestiones, la extinción de una prestación, la situación derivada de un procedimiento de incapacidad temporal o el reconocimiento o denegación de una incapacidad permanente.
No tener conocimiento efectivo de una resolución hasta varios días después puede comprometer seriamente la posibilidad de reaccionar dentro del plazo legalmente establecido.
Por este motivo, desde el 1 de septiembre resulta especialmente recomendable que quienes se encuentren en situación de incapacidad temporal o estén pendientes de una resolución sobre incapacidad permanente no confíen exclusivamente en la recepción de una carta en su domicilio.
¿Desaparecen completamente las notificaciones en papel?
No.
Es importante aclararlo porque se ha extendido la idea de que desde el 1 de septiembre la Seguridad Social dejará de enviar cualquier comunicación en papel.
La Orden ISM/541/2026 contempla determinadas situaciones en las que la Administración podrá seguir practicando notificaciones y comunicaciones por medios no electrónicos, incluso respecto de personas incluidas entre los sujetos obligados.
Entre otros supuestos, podrá hacerlo cuando la persona interesada o su representante comparezca espontáneamente en un Centro de Atención e Información de la Seguridad Social (CAISS) y solicite recibir en ese momento la comunicación o notificación, así como cuando la entidad gestora no disponga de datos de contacto electrónico que permitan realizar el aviso de puesta a disposición.
La nueva regulación también contempla mecanismos de asistencia presencial para aquellas personas que tengan dificultades para utilizar los medios electrónicos.
¿Cómo se puede acceder a las notificaciones?
Las notificaciones pueden consultarse a través de los servicios electrónicos habilitados por la Seguridad Social, siendo necesario disponer de un medio válido de identificación electrónica.
Entre los sistemas disponibles se encuentran, según el servicio utilizado, el certificado digital, Cl@ve Permanente o Cl@ve Móvil.
La normativa contempla además que las personas afectadas puedan recibir asistencia presencial en los Centros de Atención e Información de la Seguridad Social para acceder a estos medios electrónicos.
Un cambio especialmente relevante para las incapacidades laborales
La entrada en vigor de esta reforma obliga a modificar una práctica todavía muy habitual: esperar a recibir en casa la resolución del INSS.
Desde el 1 de septiembre de 2026, cualquier persona que se encuentre de baja médica, esté pendiente de valoración por el INSS o haya iniciado un expediente de incapacidad permanente deberá extremar la vigilancia de sus comunicaciones electrónicas.
Una notificación administrativa puede poner en marcha un plazo para reclamar o recurrir y, en determinadas materias laborales y de Seguridad Social, estos plazos pueden ser especialmente breves.
Por ello, ante la recepción de una resolución del INSS —especialmente en procedimientos de incapacidad temporal, altas médicas o incapacidad permanente— resulta recomendable comprobar inmediatamente la fecha y forma de notificación y solicitar asesoramiento jurídico antes de que transcurra el plazo correspondiente.